Come fare?: non si può prescindere dall’affidare la propria struttura di comunicazione ad esperti di telefonia e della tecnologia IP (con conoscenza del networking). Ma non solo…

Il VoIP per le aziende e per gli uffici in genere è una risorsa necessaria, non è più un’opzione, ma è bene stabilire le differenze tra quello che sono le “linee VoIP” e la struttura interna in azienda su IP, ovvero, sono due mondi diversi benchè integrabili e gestibili con lo stesso sistema di unified communication, o, a basso livello, con un centralino VoIP.

Inserire il VoIP in ufficio:
Da dove partire?Linee? interni? Integrazione mobile? Quale operatore telefonico? La rete LAN è predisposta e adatta al VoIP? Gli apparati networking (switch, router) e la connettività xDSL sono sicuri e garantiranno una buona funzionalità per il VoIP nella mia azienda?

Quali rischi corro? Posso tornare sui miei passi se il servizio non soddisfa le mie aspettative? Quanto costa? Ma è vero che avrò un risparmio? Qual’è il “VoIP” che serve alla mia azienda?

Queste sono le domande principali da porsi  se si desidera migrare (meglio se gradualmente) dalla telefonia  tradizionale (sia in termini di linee telefoniche che di telefoni interni).

Dal nostro punto di osservazione, che è quello di un’azienda con esperienza  sul campo che va dai centralini analogici ai sistemi di unified communication, rileviamo la necessità di distinguere in maniera netta ciò che avviene fuori dall’azienda e all’interno dell’infrastruttura  tele-informatica.

Partiamo da un dato di fatto: moltissimi clienti ci contattano perchè scontenti del VOIP (linee VoIP esterne) che gli hanno attivato. Questo è il VoIP  che non non amiamo suggerire (se non in casi specifici e dove siamo sicuri che l’infrastruttura dei rete del cliente e la connettività siano dimensionate a dovere).

Ti domanderai: perchè un’azienda commerciale TANTI clienti non vende (almeno per il momento e malgrado le insistenti richieste dei clienti) linee VoIP a aziende e uffici a cui vende centralini e telefoni VoIP?
La nostra risposta è da ricercare nella nostra natura di venditori di “telefonia professionale”, che definisce, di fatto la nostra “mission”. Fornire prodotti e “servizi” “professionali”. per noi di CERTO SNC, la qualità della consulenza in fase di analisi/preventivo/consulenza, è imprescindibile e non possiamo (e non vogliamo) pensare di poter fornire  un supporto di basso livello sul VoIP sui telefoni VoIP e su quant’altro gravita in questo settore.

Non vogliamo “vendere per forza.

Ci piace avere clienti “per scelta”! Clienti consapevoli che i nostri consigli sul VoIP non mirano a escludere terze parti, ma solo ed esclusivamente a “proteggere” gli interessi del cliente, in relazione alla qualità della struttura di comunicazione (centralino VoIP, telefoni, linee etc).

Quindi, quando un cliente ci chiede: avete linee VoIP? Quali linee VoIP consigliate per la mia azienda?

Noi rispondiamo: parliamone, valutiamo le predisposizioni, le esigenze in termini di quantità di conversazioni contemporanee, le necessità di integrazione di  cellulari e altre sedi remote, telelavoratori, dopodichè  suggeriamo  quali sono i requisiti della connettività xDSL e delle linee VoIP che dovrebbe attivare.

In sostanza, inserire il VoIP in ufficio è una cosa buona se ragionata e implementata con attenzione. Il rischio? attivare linee di scarsa qualità (audio), ridurre la velocità dell’adsl, avere interruzioni di servizio, perdersi con chiamate al call center (e qui è un’altro rischio nel rischio) dell’operatore telefonico con ulteriore spese in termini di tempo e “bile”.

Implementare linee VoIP (intendiamo linee VoIP SIP standard da IP provider o da  centralino virtuale) è, molto probabilmente, un passaggio obbligato a medio-lungo termine per molte aziende e uffici (più avanti vediamo perchè e come).
Ma questi non potranno affidare la scelta ad un venditore “da catalogo”, bensì a professionisti che possano e sappiano fare una vera analisi e magari test di qualità della connettività, invitando il cliente, quando necessario ad effettuare un upgrade  dell’ADSL/HDSL, per poter garantire l’uso dei codec audio migliori per non deteriorare la qualità della voce a cui il cliente è abituato, grazie all’uso della tecnologia tradizionale (ISDN – PSTN…).

Molti operatori VoIP si presentano in modo serio e con competenza, consigliano il cliente  verso il giusto equilibrio tra nuova tecnologia (IP) e costi. Ma  analizzando nel dettaglio (cosa che quasi nessuno fa.

Perchè questo?

Per quanto detto sopra, ovvero, se la “tariffa” è lo specchietto per le allodole per molti clienti “in buona fede”, è pur vero che da sola, la tariffa è una modesta parte della “soluzione” che il cliente deve approcciare per avere un buon servizio voce. Quindi, dovrebbe valutare eventuali upgrade e variazioni della propria struttura di rete e connettività, che possano “garantire” le migliori condizioni per  una buona riuscita della migrazione da linee tradizionali a linee VoIP in azienda.

Istruzioni per avere linee VoIP negli uffici e nelle aziende:

Considerando che la linea VoIP SIP , specie nelle piccole aziende e uffici o studi professionali, “viaggia” sulla stessa connessione ADSL utilizzata per la navigazione web, è evidente che per garantire una “fetta” della banda dati (SDSL) alla “voce” è necessario un router che possa gestire la “Quality of Service” (QoS).
In questo modo il routing dei pacchetti voce avrà la priorità rispetto ai pacchetti dati,  per limitare o annullar eventuali ritadri  sulla trasmissione dell’audio, in quanto un ritardo del traffico dati è praticamente impercettibile, mentre, per la voce, un ritardo del campionamento e della riproduzione sulla connessione ADSL è sempre evidentissimo (e non fa piacere a nessuno nè al cliente/utente della linea VoIP e tantomeno al cliente che dall’altra parte avverte una scarsa qualità).

Quindi da considerare costo del router con QoS – Upgrade della connettività o attivazione di una connessione ADSL – HDSL dedicata alle linee “esterne” VoIP.

Il passo successivo è la scelta dello switch e della rete LAN.
Considerando la necessità (se non immediata, a brevissimo termine), di gestire telefoni IP sulla rete LAN, videocamere IP,  citofoni o videocitofoni VoIP, sarebbe opportuno avere uno switch con gestione QoS e almeno tante porte PoE (Power over Ethernet) per poter collegare i terminali IP senza doverli alimentare con alimentatori di rete o PoE injector (quindi per avere una installazione pulita e affidabile). lo switch supereconomico andrebbe scartato a priori, meglio  valutare un prodotto di marca e che sia ben dimensionato in merito alla potenza gestibile in PoE, velocità delle porte (10/100, 10/100/1000, 10 G etc) sulla base dei PC in uso (vedi scheda di rete del PC) in azienda e valutando, qualora i computer fossero dotati di scheda 10/100, la sostituzione a breve giro con un PC o scheda di rete  c Gigabit (verso i server, verso PC con altro traffico, videoconferenze etc… Questo è il trend). L’investimento sulla propria rete è sicuramente un ottimo investimento, con ROI a medio termine ma soprattutto con la certezza di avere una rete dati stabile e affidabile, su cui far transitare voce dati e immagini senza problemi.E’ ovvio che una rete LAN efficiente deve esistere in ufficio, a prescindere da ciò che transita sui cavi/switch. Per questo anche il cablaggio deve essere posato e certificato da installatori professionali (non è sufficiente la tecnologia “basta che funzioni”, non sempre almeno).

Detto questo, invitiamo i nostri clienti a valutare con massima attenzione non solo la proposta della TARIFFA (non si parla di comprare un libro o uno sgabello, quelli compriamoli al miglior prezzo se proprio non abbiamo un fornitore di fiducia). La tariffa è una componente di secondaria importanza nel contesto di una attività economica (quale che sia) che deve garantire continuità e qualità nella comunicazione. Sarebbe come aver da scegliere una strada da percorrere in auto per migliaia di km al minor costo, peccato che il rischio è  che la strada al minor costo sia sgangherata, piena di buche, senza  autogrill, senza assistenza nè soccorso in caso di incidente).
(Spero di aver reso l’idea, ma se hai avuto la costanza di leggere fin qua già sai!). La qualità paga!

A risparmiare c’è sempre tempo, ma attendiamo che l’infrastruttura di rete Italiana possa garantire la qualità che tutti ci aspettiamo a breve (vedi superinvestimenti e progetti fantasmagorici per il digital divide e la larga banda).

In cosa consiste il VoIP “interno” all’azienda?

Come abbiamo visto, le linee VoIP (da operatore telefonico / IP provider), sono vere e proprie linee telefoniche.
Il VoIP visto come opportunità interna all’azienda è quello che porta i maggiori benefici, in quanto è grazie all’integrazione IP nelle postazioni di lavoro e intersede che si possono veramente avere benefici “misurabili”.

Senza timore di smentita, considerando minimi (quando rilevabili) i vantaggi del cambio linea “tradizionale/VoIP”, i benefici  di un centralino VoIP (magari ibrido) integrato sono immediati e senza rischi.

Un centralino VoIP ibrido “on premise” (in sede), permette di gestire qualunque linea (quindi linee tradizionali ISDN, analogiche, VoIP, GSM…), già questo mette al sicuro l’investimento se e qualora l’ufficio decidesse di cambiare tecnologia circa le linee telefoniche. permette di sfruttare i telefoni esistenti 8se analogici o IP SIP), permette di  avere più sedi collegate in rete  a mò di unico centralino con una numerazione univoca , consente di  avere un interno sul proprio smartphone o tablet, di integrare videocitofoni IP e videoconferenza IP, sfruttare videotelefoni Ip android, avere persone in telelavoro, garantire addirittura la ridondanza in caso di installazioni critiche (emergenza, sicurezza, soccorso etc).

IPPBX con integrazione linee VoIp tradizionali e cellulare.

La flessibilità e la stabilità che fornisce un centralino VoIP  non è riscontrabile in nessuna altra applicazione virtualizzata. Quindi, scegliamo le linee telefoniche  che  rispondono alle aspettative di qualità/spesa dell’azienda, installiamo un centralino VoIP  ibrido (magari con almeno 2 anni di garanzia e beneficiando del noleggio operativo per “spalmare l’investimento” in più anni). Un sistema scalabile che permetta una  crescita senza dover acquistare licenze o telefoni monomarca (vedi sistemi telefonici Asterisk base come Yeastar, Grandstream etc).

Ma quanto costa un centralino VoIP che possa offrire tutti i servizi integrati e garantire efficienza all’azienda?
 per ufficio, piccola azienda, studio professionale, l’approccio al VoIP deve essere misurato e misurabile. non è sempre necessaria una linea VoIP, ma è sempre utile avere un sistema telefonico che  migliori la produttività e la qualità verso il servizio clienti e lo staff interno (anche su più sedi e in mobilità). E’ innegabile che molte aziende sentono il bisogno di migliorare i propri servizi al cliente. Qual’è uno dei canali più utilizzati dal cliente? Forse il telefono? Se ì, possiamo rischiare di avere linee di bassa qualità? Peggio ancora di non avere un centralino efficiente con tutti i servizi di  accoglienza vocale, integrazione sedi e mobile? Riflettiamo e magari aggiorniamoci a breve…